Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Thanh Lap Van Phong Dai Dien Fdi Tai Viet nam Scaled
Đội ngũ ANS Law

Việt Nam với những ưu thế như chính trị ổn đinh, nền kinh tế phát triển mạnh mẽ, hệ thống pháp lý rõ ràng, nhiều chính sách ưu đãi đầu tư, ưu đãi về thuế và điều kiện kinh doanh…. đang trở thành điểm đến lý tưởng cho các nhà đầu tư nước ngoài.

Văn phòng đại diện – một hình thức hiện diện thương mại tại Việt Nam.

Để hiện diện thương mại tại Việt Nam nhà đầu tư nước ngoài có thể lựa chọn một trong số các cách phổ biến sau đây:

Văn phòng đại diện: là một đơn vị phụ thuộc vào công ty mẹ, có chức năng giới thiệu, xúc tiến, nghiên cứu thị trường…..không có chức năng kinh doanh, không được phép ký kết hợp đồng kinh tế trực tiếp với khách hàng mà phải ký thông qua công ty mẹ.

Khi nào nên mở văn phòng đại diện tại Việt Nam ?

Nhà đầu tư nên lựa chọn hình thức thành lập văn phòng đại diện thay vì các hình thức đầu tư khác khi:

  • Mong muốn có địa chỉ hợp pháp để thực hiện các giao dịch không sinh lợi nhuận với đối tác tại Việt Nam; thực hiện việc tìm hiểu thị trường, xúc tiến cơ hội kinh doanh, thực hiện chức năng liên lạc.
  • Khi cần chi trả lương cho nhân sự hoặc các chi phí cho hoạt động tại Việt Nam nhưng không muốn liên quan tới vấn đề kê khai thuế, xuất hoá đơn.
  • Văn phòng đại diện giúp công ty mẹ thăm dò thị trường mà không cần lo ngại về vấn đề thuế, thực hiện công việc kinh doanh.
  • Công ty mẹ mong muốn có một mô hình hiện diện tại Việt Nam đơn giản nhất, dễ dàng thành lập, kiểm soát.
  • Chi phí và thủ tục thành lập đơn giản không bị vướng mắc về ngành nghề đầu tư kinh doanh.

Các bước thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Van Phong Dai Dien Tai Vietnam 02
6 Bước thành lập VPĐD công ty nước ngoài tại Việt Nam

Bước 1: Kiểm tra các điều kiện để được thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

Hãy chắc chắn rằng công ty của bạn đáp ứng các điều kiện dưới đây:

  • Tính tới thời điểm hiện tại, công ty của bạn đã hoạt động ít nhất 01 năm tại một quốc gia, vùng lãnh thổ mà Việt Nam công nhận.
  • Thời gian hoạt động của công ty bạn còn ít nhất 01 năm kể từ ngày nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam.
  • Ngành nghề hoạt động của công ty cũng như của văn phòng đại diện phù hợp với pháp luật Việt Nam và/hoặc các cam kết trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam cam kết thực hiện.

Bước 2: Tra cứu tên văn phòng đại diện có được chấp nhận không.

Tên của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam được chấp nhận khi đáp ứng các yêu cầu sau đây:

  • Được viết bằng các chữ cái Latin (bao gồm chữ cái tiếng Việt; F; Z; W; J) có thể kết hợp với các chữ số, ký hiệu.
    • Ví dụ: Văn phòng đại diện OS TRAVEL Việt Nam.
  • Bắt đầu hoặc kết thúc bằng cụm từ Văn Phòng Đại Diện, đồng thời phải chứa tên của công ty mẹ trong phần tên riêng.
    • Ví dụ: Văn phòng đại diện tại Hà Nội – Công ty AP POWER
  • Tên văn phòng đại diện có thể bao gồm phần địa danh (tỉnh, thành phố) nơi văn phòng đăng ký địa chỉ. Phần địa danh này có thể ở ngay sau phần chữ Văn Phòng đại diện hoặc sau phần tên riêng.
    • Ví dụ: Văn phòng đại diện – công ty QS Spring tại Hà Nội.

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam bao gồm các hồ sơ/tài liệu sau đây:

  • Bản sao giấy phép đăng ký thành lập công ty mẹ hoặc giấy tờ có giá trị tương ứng.
  • Báo cáo tài chính của năm gần nhất (yêu cầu phải được kiểm toán).
  • Quyết định bổ nhiệm trưởng văn phòng đại diện.
  • Bản sao (Hợp pháp hoá lãnh sự) giấy tờ cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện (Hộ chiếu; chứng minh thư nhân dân; thẻ căn cước công dân).
  • Hợp đồng thuê địa điểm, thuê trụ sở văn phòng (Bản sao công chứng).
  • Đơn đề nghị cấp giấy phép thành lập VPĐD (ANS Law sẽ soạn thảo).
  • Công văn giải trình liên quan tới ngành nghề (Nếu cần).

Bước 4. Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện.

#1: Người nộp hồ sơ tiến hành rà soát hồ sơ như Bước 3 ở trên và nộp tới cơ quan phụ trách cấp giấy phép:

  • Sở công thương các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Đối với các VPĐD đặt có trụ sở đặt tại tỉnh, thành phố đó
  • Ban Quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất hoặc khu công nghệ cao. Đối với các VPĐD có trụ sở đặt tại một trong các khu này.

#2. Kiểm tra và yêu cầu sửa đổi nếu có.

  • Sau khi nhận được hồ sơ, cơ quan cấp phép xem xét hồ sơ và trong thời gian 03 ngày sẽ ra một trong số các thông báo sau đây: Chấp nhận, Yêu cầu sửa đổi bổ sung tài liệu.

Lưu ý: Chỉ được phép ra thông báo sửa đổi, bổ sung tài liệu 01 lần.

#3. Trả kết quả

  • Sau khi hồ sơ hợp lệ theo quy định, cơ quan cấp phép (Sở công thương, hoặc Ban quản lý các khu) sẽ ra thông báo chính thức kết quả hồ sơ: chấp nhận cấp phép hoặc từ chối cấp phép.
  • Trường hợp từ chối cấp phép, cơ quan cấp phép phải có văn bản ghi rõ lý do từ chối cấp phép là gì.
  • Trường hợp cấp giấy phép, người nộp hồ sơ sẽ nhận được Giấy phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
Giay Chung Nhan Thanh Lap Van Phong Dai Dien Thuong Nhan Nuoc Ngoai Tai Vietnam
Giấy chứng nhận thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Hà Nội.

Bước 5: Khắc dấu và đăng ký mẫu dấu văn phòng đại diện.

  • Sau khi có được Giấy phép thành lập. Văn phòng đại diện cần tiến hành thực hiện khắc dấu và đăng ký mẫu dấu của văn phòng.
  • Cơ quan xử lý: Cơ quan công an tỉnh/thành phố.
  • Thời gian xử lý: 05-07 ngày làm việc.
Mau Xac Nhan Dau Van Phong Dai Dien
Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu văn phòng đại diện

Bước 6: Đăng ký và Thông báo mã số thuế

Trong thời gian 10 ngày kể từ ngày nhận được Giấy phép thành lập (tại Bước 3), văn phòng đại diện phải tiến hành thủ tục đăng ký mã số thuế và thông báo mã số thuế với cơ quan thuế phụ trách khu vực nơi mà văn phòng đại diện đặt địa chỉ.

            #Hồ sơ:

            – Đơn đăng ký mã số thuế.

            – Giấy uỷ quyền.

            #Thời gian: Trong thời gian từ 05 tới 07 ngày làm việc, cơ quan Thuế sẽ ra thông báo cấp mã số thuế cho văn phòng.

Lưu ý: Các trường hợp không được cấp giấy phép thành lập VPĐD

– Không đáp ứng điều kiện thành lập văn phòng đại diện (Tham khảo Bước 1 ở trên).

– Mặc dù đã ra thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung (Tại bước 2) nhưng người nộp hồ sơ không bổ sung hoặc bổ sung/sửa đổi không đạt.

– Ngành nghề của công ty mẹ, hoặc ngành nghề dự định đăng ký thuộc vào các ngành nghề bị cấm kinh doanh tại Việt Nam: Ví dụ: động vật quý hiếm, chất cấm, nội tạng người…

– Mục đích thành lập không rõ ràng, không vì mục đích hoạt động thương mại. Ví dụ như: vì mục đích chính trị, quốc phòng….

– Đã bị thu hồi giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam trong thời gian 02 năm trở lại tính tới thời điểm nộp hồ sơ.

Hiệu lực Giấy phép thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

Thông thường giấy phép thành lập VPĐD tại Việt Nam có hiệu lực 05 năm kể từ ngày cấp, tuy nhiên thời gian này có thể ngắn hơn sao cho không vượt quá thời gian có hiệu lực trên giấy phép đăng ký hoạt động của công ty mẹ.

Trong trường hợp giấy chứng nhận thành lập VPĐD hết 05 năm nhưng công ty mẹ vẫn còn thời gian hoạt động, đồng thời vẫn có nhu cầu tiếp tục duy trì hoạt động của VPĐD thì cần tiến hành thủ tục Gia hạn hiệu lực giấy phép.

+ Gia hạn hiệu lực giấy phép thành lập VPĐD

 Thời gian thực hiện gia hạn:

Trước khi hết hạn 30 ngày VPĐD phải thực hiện nộp hồ sơ gia hạn hiệu lực giấy phép thành lập:

 Hồ sơ gia hạn hiệu lực giấy phép thành lập VPĐD

  • Đơn đề nghị được gia hạn hiệu lực Giấy phép hoạt động VPĐD (AS Law sẽ soạn thảo)
  • Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động của công ty mẹ tại nước ngoài. (Lưu ý: thời gian hoạt động còn lại sẽ liên quan tới thời hạn được gia hạn của vpđd)
  • Báo cáo tài chính năm gần nhất (có kiểm toán) của công ty mẹ tại nước ngoài.
  • Bản sao giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam (giấy phép đang cần gia hạn).
  • Giấy uỷ quyền.
  • Quyết định bổ nhiệm trưởng văn phòng đại diện (nếu thay đổi).

Trình tự, thủ tục gia hạn hiệu lực Giấy chứng nhận thành lập VPĐD

  • Xem xét hồ sơ: thời gian 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ. Trường hợp hồ sơ không đáp ứng thì yêu cầu sửa đổi, bổ sung (1 lần duy nhất).
  • Trả kết quả: Sau khi xem xét hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp giấy phép sẽ ra thông báo từ chối gia hạn hoặc chấp thuận việc gia hạn Giấy phép trong thời gian 05 ngày làm việc.

Chi phí thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

(Chi phí thành lập VPĐD được quy định chi tiết tại Thông tư số 47/2019/TT-BTC ngày 05 tháng 8 năm 2019), cụ thể:

Công việcChi phí
Lệ phí đăng ký doanh nghiệp: cấp mới văn phòng đại diện50.000 VND
Cấp lại Giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam50.000 VND
Phí dịch thuật tài liệu từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt60.000 VND/ 100 chữ
Phí công chứng tài liệu dịch thuật10000 VND/ trang
Mở tài khoản ngân hàng của văn phòng đại diệnPhí duy trì 1.000.000 VND/ tài khoản
Chi phí thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam 2020

Các công việc cần làm sau khi thành lập văn phòng đại diện

  • Mở tài khoản ngân hàng: Văn phòng đại diện chỉ được mở tài khoản chi, trong đó có hai tài khoản cần mở: tài khoản ngoại tệ và tài khoản Việt Nam đồng.
  • Ký hợp đồng lao động với các lao động làm việc tại Văn phòng.
  • Lập sổ lương, sổ kế toán, sổ thu chi. Hàng năm tiến hành xác nhận bảng lương của trưởng văn phòng và các lao động khác.
  • Nộp báo cáo hoạt động hàng năm. Hạn nộp là ngày 30 tháng 01 của năm tiếp theo.
  • Xin giấy phép lao động, làm thẻ tạm trú (nếu có lao động người nước ngoài).
  • Kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân cho trưởng văn phòng đại diện cũng như các lao động khác trong VPĐD
  • Nộp bảo hiểm cho người lao động.
  • Đăng ký nhãn hiệu để bảo vệ quyền đối với tên gọi/tên viết tắt/ sản phẩm/dịch vụ.

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của ANS Law

Ans Law Dich Vu Thanh Lap Vpdd Tai Vietnam Fdi
Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam – ANS Law firm

ANS Law là ai ?

ANS Law là tên thương hiệu của Công ty Luật TNHH ANS – Công ty luật sở hữu trí tuệ và doanh nghiệp thành lập từ 2013 bởi Luật sư Đỗ Bá Thích (Đoàn luật sư thành phố Hà Nội).

Các trường hợp đã hỗ trợ.

  • Thành lập văn phòng đại diện công ty chế xuất của Hàn Quốc tại Khu công nghiệp Quế Võ – Bắc Ninh.
  • Tư vấn chuyển nhượng nhà xưởng và thành lập VpĐD công ty Samwua tại Thái Nguyên.
  • Gia hạn Giấy phép cho các công ty, văn phòng đại diện công ty Nhật Bản tại Bắc Giang.
  • Làm thủ tục mở văn phòng đại diện cho công ty sản xuất linh kiện máy nông nghiệp của Hong Kong tại Hà Nội.
  • Tìm văn phòng và làm thủ tục pháp lý cho công ty Đài Loan chuyên về tư vấn quản lý doanh nghiệp mở văn phòng đại diện tại Tp HCM.

Phạm vi dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của ANS Law

Nổi bật:

  • Tư vấn và giải đáp các vướng mắc liên quan tới văn phòng đại diện tại Việt Nam.
  • Tư vấn lựa chọn tên văn phòng đại diện.
  • Tìm địa chỉ văn phòng làm trụ sở phù hợp.
  • Cho thuê địa chỉ mở văn phòng đại diện.
  • Soạn thảo hồ sơ và chuẩn bị các tài liệu theo quy định của pháp luật.
  • Nộp và theo dõi hồ sơ cho đến khi có kết quả.
  • Trả lời, sửa đổi, bổ sung và làm việc cùng với cơ quan cấp phép để cho hồ sơ hợp lệ.
  • Tư vấn các thủ tục sau thành lập: Thuế; Lao động; Visa; Thẻ tạm trú; Hợp đồng;…..
  • Cam kết về thời gian thực hiện.

Liên hệ ANS Law như thế nào ?

ANS Law có trụ sở tại Hà Nội và hai văn phòng đại diện: 1 ở Thành phố Hồ Chí Minh và 1 ở tỉnh Phú Thọ.

ANS Law có thể tư vấn trực tiếp tại văn phòng của ANS Law (không thu phí) hoặc tư vấn qua các thông tin liên hệ sau đây:

+ Email: info@anslawfirm.com

+ Phone: +84922772222

+ Skype: anslawfirmvietnam

+ Whatapps: +84922772222